Copropriété : pouvoirs et limites du syndic en matière d’avances et charges
L’une des missions principales d’un syndic consiste dans la gestion financière de la copropriété. Il s’agit d’une tâche importante et délicate à la fois étant donné que le syndic est appelé à gérer des fonds qui ne lui appartiennent pas. Nous examinerons aujourd’hui quelles sont l’étendue et les limites du pouvoir du syndic en matière d’avances et de charges des copropriétaires, alors qu’en tant que gestionnaire de l’immeuble, le syndic reçoit ces fonds au nom de la copropriété et doit recouvrer les créances encore impayées.
I. Le régime des avances et provisions
A. Les provisions relevant de la compétence du syndic
Le règlement grand-ducal du 13 juin 1975 prescrivant les mesures d’exécution de la loi modifiée du 16 mai 1975 portant statut de la copropriété des immeubles habilite le syndic, dans des hypothèses précises, à demander aux copropriétaires certaines avances dont il peut lui-même fixer le montant – le cas échéant sous réserve d’un plafond - et qui sont les suivantes.
- Provision en début d’exercice
Au début de chaque exercice le syndic peut exiger des copropriétaires une provision qui, sous réserve des stipulations du règlement de copropriété ou, à défaut, des décisions de l’assemblée générale, ne peut excéder soit le quart du budget prévisionnel voté pour l’exercice considéré, soit la moitié de ce budget si le règlement de copropriété ne prévoit pas le versement d’une avance au fonds de réserve.
- Remboursement de dépenses en cours d’exercice
En cours d’exercice, le syndic peut exiger le versement d’une somme correspondant au remboursement des dépenses régulièrement engagées et effectivement acquittées, soit des provisions trimestrielles qui ne peuvent chacune excéder le quart du budget prévisionnel pour l’exercice considéré.
- Provisions spéciales
Le syndic peut encore exiger des provisions spéciales destinées à permettre l’exécution de décisions de l’assemblée générale, comme celles de procéder à la réalisation des travaux prévus aux articles 26 à 32 de la loi du 16 mai 1975 sur la copropriété, dans les conditions fixées par les décisions de ladite assemblée. Il s’agit en l’occurrence p. ex. de travaux d’amélioration de l’immeuble, ou encore de reconstruction du bâtiment après une destruction partielle ou totale.
- Provision en cas d’urgence pour la sauvegarde de l’immeuble
Enfin, quand en cas d’urgence le syndic fait procéder à des travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble, il peut demander immédiatement et sans décision préalable de l‘assemblée générale, mais en demandant l’avis – et non l’autorisation - du conseil syndical s’il y en a un, le versement d’une provision qui ne peut excéder le tiers du montant du devis estimatif des travaux, ceci en vue de l’ouverture du chantier et de son premier approvisionnement.
B. Les avances qui sont à fixer par l’assemblée générale
- Avances mensuelles sur charges
Chaque copropriétaire est tenu de payer une quote-part des frais de la copropriété. Ceci se fait d’habitude au moyen d’avances mensuelles, le solde devant être payé ultérieurement lorsque le décompte définitif est établi.
C’est la seule assemblée générale des copropriétaires et non le syndic qui fixe le montant de ces avances. Le syndic n’est en principe que chargé de leur encaissement et comptabilisation.
Il arrive qu’un syndic fixe lui-même le montant des avances mensuelles sur charges ou en augmente le montant décidé par l’assemblée générale. Une telle façon de faire est illégale et dépourvue d’effet. Un copropriétaire auquel un syndic réclame une avance sur charges différente de celle votée par l’assemblée générale est en droit de s’opposer à payer le surplus demandé par le syndic et ce dernier ne pourrait pas procéder à un recouvrement par voie judiciaire contre le copropriétaire en question.
Il n’en serait autrement que si une délégation de pouvoirs pour fixer le montant des avances mensuelles avait été accordée par l’assemblée générale des copropriétaires au syndic. Il y a lieu de noter qu’il peut arriver que l’assemblée générale modifie indirectement le montant des avances par l’adoption du budget prévisionnel, sans vote particulier sur les avances.
- Avances pour le fonds de réserve
Le syndic peut demander une avance de trésorerie permanente, si celle-ci est prévue au règlement de copropriété. Il s’agit en l’occurrence de contributions des copropriétaires au fonds de réserve. En cas de silence du règlement de copropriété, une telle avance ne pourra être demandée par le syndic que sur base d’une décision de l’assemblée générale.
II. Encaissement et recouvrement des créances
A. L’encaissement des avances et des soldes
L’encaissement des avances sur charges et du solde après l’adoption du décompte relève de la seule compétence du syndic.
Etant donné que les contributions des copropriétaires sont la seule ressource financière de la copropriété, le syndic devra veiller avec un soin particulier à ce que les copropriétaires s’acquittent de leurs avances, afin que la trésorerie de la copropriété soit toujours telle qu’elle peut faire face aux dépenses courantes pour ne pas risquer un jour de se voir exposée à des actions en justice.
Les avances sur charges sont dues même si les comptes des exercices antérieurs n’ont pas encore été approuvés, ou si un recours a été introduit contre la décision d’approbation. Il doit en être de même en cas de recours contre la décision ayant fixé l’avance elle-même.
Sauf si le règlement de copropriété en dispose autrement, les sommes dues au titre des versements ci-avant que le syndic peut exiger portent intérêt au profit du syndicat. Cet intérêt est fixé au taux légal en matière civile et est dû à compter de la mise en demeure adressée par le syndic au copropriétaire défaillant.
L’assemblée générale décide, s’il y a lieu, du mode de placement des fonds recueillis auprès des copropriétaires par le syndic.
Le règlement de copropriété ou une décision de l’assemblée générale peut fixer un montant maximum des fonds que le syndic peut être dispensé de verser sur ce compte du syndicat et qu’il peut garder pour des dépenses courantes. Evidemment il devra en rendre compte.
B. Le recouvrement des créances
- Etendue de la compétence du syndic
Sous peine de mettre en jeu sa responsabilité contractuelle à l’égard du syndicat des copropriétaires, le syndic doit procéder au recouvrement des créances de la copropriété au cas où les copropriétaires débiteurs ne s’acquittent pas de leurs dettes.
La loi du 16 mai 1975 sur la copropriété dispense le syndic dans cette matière de toute obligation d’une autorisation de l’assemblée générale, même s’il procède par voie d’exécution forcée. Il y procède de plein droit, ès qualités, sur sa propre initiative.
- Moyens de recouvrement de droit commun
Pour recouvrer les créances de la copropriété, le syndic peut recourir à tout l’arsenal prévu en cette matière par la législation de droit commun : l’action en recouvrement proprement dite par une action judiciaire devant les tribunaux, les voies d’exécution (ordonnance de paiement, saisie-arrêt, saisie-exécution, saisie immobilière, saisie-gagerie des meubles etc.) ainsi que les mesures conservatoires en attendant le résultat de l’action au fond.
- Inscription de l’hypothèque légale
Les créances de toute nature du syndicat à l’encontre de chaque copropriétaire sont garanties par une hypothèque légale sur son lot, que ce soit pour les avances ou le décompte définitif. Pour que l’hypothèque puisse être inscrite, la dette doit être exigible et le syndic doit au préalable avoir mis le copropriétaire débiteur en demeure, sans résultat, de la payer. Si ces conditions sont remplies, le syndic a qualité pour faire inscrire cette hypothèque au nom du syndicat.
Tel est le cas même si le copropriétaire conteste ces avances ou ce décompte ; toutefois le copropriétaire contestataire comme tout copropriétaire défaillant a alors la possibilité, même en cas d’instance au principal, et à condition de faire une offre de paiement ou de proposer une garantie équivalente, de demander la mainlevée totale ou partielle de cette hypothèque légale au président du tribunal d’arrondissement statuant comme en matière de référé. Il y a lieu de noter qu’aucune inscription ou inscription complémentaire au titre de cette hypothèque légale ne peut être demandée pour des créances exigibles depuis plus de 5 ans.
Le syndic a également par après qualité – seul et sans nécessité d’une autorisation préalable – pour consentir la mainlevée de l’hypothèque ou en requérir la radiation au cas où la dette est payée ; d’après le code civil ces dernières doivent d’ailleurs se faire dans un acte notarié, respectivement un acte authentique de façon que le syndic ne saurait les consentir dans un simple acte sous seing privé.
L’hypothèque en question prend rang du jour de son inscription. Il importe donc que le syndic l’inscrive en temps utile. Une inscription tardive pourrait le cas échéant exposer le syndic à une demande en dommages-intérêts de la part de la copropriété.
- Privilège du bailleur
Les créances du syndicat à l’égard d’un copropriétaire bénéficient en outre du privilège du bailleur prévu à l’article 2102, paragraphe 1 du code civil. Rappelons que le privilège est le droit de se faire payer le premier en cas de vente ; il ne permet pas au créancier qui en bénéficie de s’approprier ces objets sans passer par la procédure de l’exécution forcée. Le privilège porte sur « tout ce qui garnit les lieux , c’est-à-dire les meubles meublants, sauf au cas où l’appartement a été donné en location non meublée. C’est le syndic qui exerce les droits attachés au privilège du bailleur au nom du syndicat des copropriétaires. Si ces meubles sont enlevés, le syndic a un délai de 15 jours pour les revendiquer pour le syndicat, sinon ce dernier perd son privilège.
Par contre, si le lot du copropriétaire est donné en location « non meublée », le privilège du syndicat est reporté sur les loyers dus par le locataire, contrairement à ce qui est le cas d’une location meublée.
Toutefois rien n’empêcherait le syndic de pratiquer une saisie-arrêt entre les mains du locataire même en cas de bail d’un appartement meublé.
- Opposition en cas de vente d’un lot
Enfin, en cas de vente de son lot par un copropriétaire, la loi du 16 mai 1975 oblige le vendeur de requérir du syndic un certificat dans lequel le syndic atteste que le vendeur est libre de toute obligation à l’égard du syndic ; à défaut, le syndic devra être avisé à la diligence de l’acquéreur de la mutation par l’envoi d’une lettre recommandée avec avis de réception.
En pratique la réquisition du certificat respectivement l’envoi de l’avis sont souvent exécutés par le notaire chargé de la vente. Le but de cette mesure est de donner au syndic la possibilité de former une opposition au versement du prix entre les mains du notaire pour les sommes dont le vendeur est encore redevable envers la copropriété ; le montant afférent sera ainsi bloqué et le syndic pourra introduire une action en justice pour que la somme soit attribuée à la copropriété, à moins que le copropriétaire vendeur n’acquiesce lui-même à ce que la somme en question soit versée à la copropriété pour règlement de sa dette.
Il est important de savoir que l’acquéreur d’un lot est solidairement tenu avec le vendeur des charges restant dues au titre de l’exercice clos et des mois de l’exercice en cours, donc de tous les frais de l’année en cours ainsi que des frais de l’année précédente ! Pour le recouvrement de ces frais, le syndic peut donc indistinctement demander le paiement soit au vendeur, soit à l’acquéreur.
Si le syndic a fait opposition dans le délai, ou si l’avis de mutation n’a pas été donné au syndic, aucun paiement ni aucun transfert amiable ou judiciaire de tout ou partie du prix de vente ne sera opposable au syndic qui devra demander ensuite en justice la validation de l’opposition. Il y a lieu de noter que l’obligation du certificat, respectivement de l’avis en question n’est prévue qu’en matière de vente ordinaire et non pas lorsqu’il s’agit d’une vente judiciaire.
Par Lex Thielen, avocat à la Cour.